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初めて議事録を任されたときの書き方 — 何を残すか・どう進めるかの基本

公開: 2026-06-14 ・ 運営: WorkParts

議事録を初めて任されると、「どこまで書けばいいのか」で迷いがちです。結論から言うと、残すのは**「決定事項」と「TODO(誰が・何を・いつまでに)」の2点**が軸です。発言をすべて書き起こす必要はありません。

はじめての人向けに、会議前から共有までの流れを4ステップで整理します。

  1. 会議前にアジェンダと前提情報を手元に開く
  2. 会議中は「決定事項」と「TODO」だけを確実に押さえる
  3. 終了直後に要点を整え、不明な箇所を確認する
  4. 関係者に共有して認識を合わせる

議事録の目的は「後から行動をたどれること」

議事録は、会議をきれいに記録するための作文ではありません。目的は、会議に出ていなかった人や、後から見返す自分が「何が決まり、誰が何をするのか」を追えるようにすることです。

そう考えると、書くべき優先順位がはっきりします。最優先は決定事項とTODO。議論の経緯は、決定の理由として必要な範囲だけ要点を添えれば十分です。逐語で全部書き取ろうとすると、時間がかかるうえに後から読み返しにくくなります。

手順の詳細

1. 会議前にアジェンダと前提情報を手元に開く

何を話す会議か(アジェンダ)を事前に確認し、議題の見出しだけメモに書き出しておきます。定例会議であれば、前回の決定事項とTODOも開いておきます。準備があると、会議が始まってから構成を考えずに済み、聞くことに集中できます。

2. 会議中は「決定事項」と「TODO」だけを確実に押さえる

会議中は、決まったこと(決定事項)と、誰が・何を・いつまでにやるか(TODO)の2点に集中します。すべての発言を書き取ろうとすると追いつかなくなります。聞き取れなかったときは、その場で「確認させてください」と聞き返して構いません。はじめのうちは、それが一番確実です。

3. 終了直後に要点を整え、不明な箇所を確認する

記憶が新しいうちに、メモを決定事項とTODOの形に整えます。担当者や期限が曖昧なTODOは、参加者に確認して埋めます。ここで空欄を残すと、後で「これは誰の宿題だったか」が分からなくなりがちです。

4. 関係者に共有して認識を合わせる

できれば当日中に、決定事項とTODOを冒頭に置いた形で共有します。「内容に相違があれば返信してください」と一言添えると、認識のずれを早い段階で拾えます。共有メールの具体的な書き方は、議事録の共有メール(送付)の書き方で例文付きで解説しています。

慣れてきたら、会議の種類ごとに整える

基本の形(決定事項+TODO)に慣れたら、会議の種類に合わせて少し整えると、さらに書きやすくなります。

はじめは「同じ構成のテンプレート」を使い回すと楽(当ストアの一次情報)

はじめての議事録でつまずきやすいのは、毎回ゼロから構成を考えてしまう点です。毎回同じ構成のテンプレートを用意して、項目を埋めるだけにすると、書く負担がぐっと下がります。

参考として、当ストアが制作・販売している会議議事録テンプレート(Markdown/Notion対応)は、初めての人でも迷わないよう次の構成で設計しています(これは当ストアが設計した実物の構成です)。

  • 基本情報(日時・参加者・目的)
  • 決定事項(文章ブロック)
  • TODO 表(誰が・何を・いつまでに の3列)
  • 次回への申し送り

「決定事項は文章、TODOは3列の表」と置き場所が決まっているので、会議中はその欄に書き込むだけで形が整います。担当や期限の列が空いていると視覚的に目立つため、埋め忘れに気づきやすいのも、はじめのうちの助けになります。

補足: 適切な議事録の粒度や形式は、会社の文化やチームの慣習によって変わります。本記事は一般的な進め方の整理であり、どの職場でも同じ結果になることを保証するものではありません。

まとめ

  • 議事録で残すのは「決定事項」と「TODO(誰が・何を・いつまでに)」の2点が軸
  • 発言を全部書き起こす必要はなく、後から行動をたどれれば十分
  • 要点は会議中に押さえ、不明な点はその場で確認する
  • はじめは同じ構成のテンプレートを使い回すと、項目を埋めるだけで形が整う

会議の議事録を、項目を埋めるだけで形が整う構成にまとめた会議議事録テンプレート(Markdown/Notion対応)に、無料サンプルを用意しています。中身を確認してから判断できます。

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