オンライン会議(Zoom・Teams・Google Meet)の議事録の書き方 — 画面共有と録画を活かすコツ

オンライン会議の議事録は、テンプレートを画面共有しながら、決定事項とTODOをその場で埋めるのが最短です。会議が終わった時点で議事録も完成しているため、清書のための持ち帰りがなくなります。

手順は4つです。

1. 会議前にテンプレートを開き、画面共有の準備をしておく
2. 会議中は画面共有しながら決定事項とTODO(誰が・何を・いつまでに)をその場で埋める
3. チャットと録画は確認用の保険として併用する
4. 会議終了直後に共有画面の内容をそのまま関係者へ送る

オンライン会議だからこそ「その場で書く」が効く

対面の会議では手元のメモを後でまとめることも多いですが、オンライン会議には画面共有という強みがあります。テンプレートを共有しながら書けば、参加者全員が同じ内容をリアルタイムで見られます。決定事項やTODOの担当・期限をその場で口頭確認できるため、「言った・言わない」の食い違いや、認識のズレを会議中に解消できます。

逆に、議論を全部メモして後でまとめようとすると、録画を見返したり記憶を頼りに再構成したりする二度手間が発生します。共有相手が必要としているのは議論の逐語ではなく、「何が決まったか」「次に誰が何をするか」の2点です。

手順の詳細

1. 会議前にテンプレートを開き、画面共有の準備をしておく

日時・参加者・目的といった基本情報と、その日に話すアジェンダを先に埋めておきます。会議が始まったらすぐ画面共有できる状態にしておくと、冒頭から「今日決めること」を全員で共有できます。

2. 会議中は画面共有しながら決定事項とTODOをその場で埋める

議論の流れは追わず、決まったことだけを共有画面に書き込みます。TODOは「誰が・何を・いつまでに」を1行ずつ埋め、担当と期限が空欄のままにならないようにします。全員が同じ画面を見ているので、書いた内容をその場で確認できるのがオンラインの利点です。

3. チャットと録画は確認用の保険として併用する

口頭で出たURL・数値・固有名詞はチャット欄に貼ってもらうと、後の転記ミスが減ります。録画は逐語の書き起こしのためではなく、「あの決定の前提はなんだったか」を後から確認する保険として使うと、見返す時間を最小化できます。

4. 会議終了直後に共有画面の内容をそのまま関係者へ送る

画面共有で全員が確認済みの議事録は、体裁を整え直さずそのまま送れます。終了直後に共有することで、記憶が新しいうちに各自がTODOに着手でき、清書のための持ち帰り工程がなくなります。

使い回しやすい形式と構成(当ストアの一次情報)

オンライン会議では、参加者がそれぞれ別のツール(Notion・Obsidian・ブラウザなど)を使っていることが珍しくありません。そのため、1ファイルを複数ツールで開けるMarkdown形式が使い回しに向きます。

参考として、当ストアが制作・販売している会議議事録テンプレート(Markdown/Notion対応)は、画面共有しながらその場で埋めることを想定して、次の構成で設計しています(これは当ストアが設計した実物の構成です)。

• 基本情報(日時・参加者・目的) — 会議前に記入
• アジェンダ(今日決めること) — 会議前に記入
• 決定事項(文章ブロック) — 会議中に記入
• TODO 表(誰が・何を・いつまでに の3列) — 会議中に記入
• 次回への申し送り

決定事項は文章、TODOは3列の表という構成にすることで、画面共有しながら「読み物としての分かりやすさ」と「TODOの一覧管理」を1ファイルで両立できます。Markdownなので、Notionの「インポート → Markdown」やObsidian・VS Code・GitHubでそのまま開けます。

補足: 最適な進め方は会議の規模や参加者の環境によって変わります。本記事は一般的な進め方の整理であり、どの会議でも同じ効果が出ることを保証するものではありません。

まとめ

• オンライン会議の議事録は、テンプレートを画面共有しながらその場で埋めるのが最短
• 決定事項とTODO(誰が・何を・いつまでに)だけに絞り、議論の逐語は追わない
• チャットでURL・数値を補い、録画は確認用の保険として使う
• ツールを跨ぐならMarkdown(Notion対応)の1ファイルが使い回しやすい

オンライン会議でそのまま画面共有して使える会議議事録テンプレート(Markdown/Notion対応)に無料サンプルを用意しています。中身を確認してから判断できます。